Viscale — Alles was du wissen musst

Viscale ist kein CRM-Tool und kein klassisches HubSpot-Onboarding. Viscale ist ein strukturiertes Sales-System — entwickelt von viminds — das den Vertrieb wachstumsorientierter B2B-Unternehmen von Grund auf digitalisiert, automatisiert und messbar steuerbar macht.

Der Unterschied zu anderen HubSpot-Implementierungen: Viscale endet nicht beim Go-live. Es endet erst wenn dein Team das System vollständig eigenständig nutzt, Automationen selbst weiterentwickelt und der Vertrieb planbar funktioniert — unabhängig von einzelnen Personen.

Mehr Umsatz. Geringere Kosten. Bessere Marge. Das ist der Outcome von Viscale.

Welches Problem löst Viscale?

 

Die meisten wachstumsorientierten Unternehmen kennen mindestens eines dieser Probleme:

 

Sales-Steuerung

• Forecast sagt 400k. Cashflow zeigt 180k. Niemand hat eine Erklärung.
• Klare KPIs im Vertrieb? Fehlanzeige. Jeder definiert Erfolg anders.
• Vertriebsmeetings dauern 90 Minuten — steuerungsrelevant sind davon 10.

 

Sales-Performance

• 20% des Teams macht 80% des Umsatzes. Die anderen 80% kosten Marge — jeden Monat.
• Keiner weiß wer wirklich verkauft und wer nur beschäftigt aussieht.
• Top-Performer kündigt: Wissen weg, Pipeline weg, Umsatz weg. Kein Backup.

 

Sales-Prozess

• Deals werden nicht verloren weil das Produkt schlecht ist — sondern weil niemand nachgehakt hat.
• CRM eingeführt, dreimal. Keines genutzt. Investition für nichts.
• Angebote raus nach Gefühl — ohne Scoring, ohne Priorisierung, ohne System.

 

Sales-Wachstum

• Mehr Umsatz bedeutet mehr Leute einstellen. Das ist kein Wachstumsplan — das ist ein Margenproblem.
• Kein Outbound-System — wachstumsorientiert auf dem Papier, reaktiv in der Realität.

 

Sales-KI & Digitalisierung

• KI im Vertrieb heißt: ChatGPT für E-Mails. Copy-Paste statt System.
• Fünf Tools im Einsatz. Keines spricht mit dem anderen. Daten: nirgends vollständig.
• Wettbewerber nutzen KI für Scoring, Prospecting und Forecasting — ihr nutzt sie für Betreffzeilen.

 

Die Ursache hinter all dem ist dieselbe: Kein System. Alles hängt an Personen, Gewohnheiten und Glück. Viscale beseitigt diese Ursache — in drei strukturierten Phasen.

Ist Viscale das richtige Produkt für mich?

 

Viscale ist entwickelt für B2B-Unternehmen im DACH-Raum, die eines oder mehrere dieser Kriterien erfüllen:

 

• Wachstumsorientiertes KMU mit 10–200 Mitarbeitern
• Vertriebsteam mit 2 bis 20 Personen
• Komplexer oder erklärungsbedürftiger Sales-Zyklus
• HubSpot noch nicht im Einsatz — oder HubSpot vorhanden aber nicht wirklich genutzt
• Umsatz im siebenstelligen Bereich oder auf dem Weg dorthin
• Entscheider (GF, Head of Sales, CFO) die Vertrieb nicht mehr per Bauchgefühl steuern wollen

 

Diese Profile passen besonders gut

 

Geschäftsführer / Inhaber

Dein Vertrieb hängt an Personen, nicht an Prozessen. Du willst Planbarkeit, Skalierbarkeit und Unabhängigkeit von Einzelpersonen — ohne operativen Overhead.

 

Head of Sales / Sales Owner

Du willst wissen was dein Team wirklich tut. Kein Bauchgefühl, keine Selbstauskunft — echte Daten, echtes Coaching auf Basis echter Gesprächsdaten.

 

CFO / Finanzverantwortlicher

Forecast ist für dich aktuell eine Hoffnungsliste. Du willst belastbare Planung, messbaren ROI und einen Vertrieb der Liquidität kalkulierbar macht.

 

Marketing-Leiter

Du weißt welche Kampagne Klicks bringt. Du weißt nicht welche Kampagne Umsatz produziert. Viscale schließt diese Attribution-Lücke.

 

Viscale ist nicht das richtige Produkt wenn...

• ...du ein reines Marketing-Tool suchst ohne Vertriebsbezug
• ...dein Team unter 2 Vertriebspersonen hat
• ...du kein Interesse an Adoption und Team-Enablement hast
• ...du ein fertiges SaaS-Produkt erwartest, das sich selbst konfiguriert

 

Im Zweifel klären wir das im Erstgespräch — kostenlos und ohne Verpflichtung.

Was sind die Leistungen von Viscale?

 

Viscale ist ein strukturiertes 3-Phasen-Modell über 6 Monate. Jede Phase hat definierte Deliverables, klare Verantwortlichkeiten und messbare Ergebnisse.

 

Phase 1 — Foundation (Wochen 1–4)

Das Fundament. Alles was bisher in Köpfen steckt, wird ins System überführt.

 

• CRM-Architektur aufbauen — Kontakte, Unternehmen, Deals strukturiert und sauber
• Datenmigration aus Legacy-CRM, Excel oder anderen Systemen
• Custom Properties nach echtem Vertriebsprozess konfiguriert
• Drittsystem-Anbindungen (ERP, Telefonie, etc.) wo relevant
• DSGVO-konformes Setup inkl. DOI und Tracking
• Team-Onboarding und erste Schulungen

 

Deliverable: Eine verlässliche, vollständige Datenbasis. Single Source of Truth.

 

Phase 2 — Execution (Wochen 5–10)

Der Vertriebsprozess wird ins System gebaut. Kein Deal läuft mehr außerhalb der Pipeline.

 

• Sales-Pipelines aufbauen — nach echten Vertriebssegmenten differenziert
• Lead- und Dealmanagement vollständig konfiguriert
• Angebotserstellung direkt aus HubSpot — Produkte, Preise, Strukturen hinterlegt
• Speed-to-Win: automatisierte Follow-up-Sequenzen, kein Lead fällt durchs Raster
• Vertriebsprozess dokumentiert bis Cashflow — nicht nur bis Closed Won
• Team-Coaching und Adoption-Begleitung

 

Deliverable: Ein laufendes Vertriebssystem — reproduzierbar, skalierbar, personenunabhängig.

 

Phase 3 — Intelligence (ab Monat 3)

Vertrieb wird messbar steuerbar. Daten ersetzen Bauchgefühl.

 

• Rollenbasierte Sales Dashboards für GF, Vertriebsleitung und Team
• Datenbasierter Forecast — Abweichung unter 10% zum tatsächlichen Ergebnis
• AI-gestütztes Lead Scoring und Prospecting
• KI in der Kundenkommunikation — Antwortvorschläge, Klassifizierung, Priorisierung
• Management Enablement: wie steuere ich mit KPIs, wie entwickle ich das Team
• Übergang in die laufende Systembegleitung

 

Deliverable: Steuerung die funktioniert — auf Datenbasis, mit KI, ohne Bauchgefühl.

 

Laufende Systembegleitung (Retainer ab Monat 3)

Nach der Implementierung endet das Projekt nicht. Das System wächst mit dem Unternehmen.

 

Maintain:  590 €/Monat · Reaktion 48h · Monitoring, Quick Fixes, Basis-Optimierung

Optimize ★ Empfohlen:  1.490 €/Monat · Reaktion 24h · Tasks, Reporting, laufende Weiterentwicklung

Accelerate:  2.490 €/Monat · Same Day · volle Systemsteuerung, KI-Integration, höchste Priorität

 

Optionale Erweiterungsmodule

• Sales Intake Module — AI-gestützte Lead-Klassifizierung via n8n (ab 299 € Setup + 99 €/Monat)
• Integration Module — ERP-Anbindung, API-Entwicklung, individuelle Schnittstellen
• PandaDoc — digitale Angebote und e-Signatur direkt aus HubSpot (ab 1.200 €)
• Custom Portal — Partner- oder Kundenportal in HubSpot Content Hub (ab 3.600 €)
• Marketing Tracking — GTM, Consent Mode v2, CAPI serverless via Stape

Wie ist die Wirtschaftlichkeit? Was kostet Viscale?

 

Viscale ist ein Festpreisprodukt — kein Stundensatz, kein offenes Budget. Das schützt den Kunden vor Overrun und macht die Investition planbar.

 

Die drei Tiers

 

START:  Setup 5.900 € · 3 Monate Systembegleitung 590 €/Monat · Gesamtinvestition ca. 7.670 €

CORE (empfohlen):  Setup 14.900 € · 3 Monate Systembegleitung 1.490 €/Monat · Gesamtinvestition ca. 19.370 €

SCALE:  Setup 24.900 € · 3 Monate Systembegleitung 2.490 €/Monat · Gesamtinvestition ca. 32.370 €

 

Alle Preise zzgl. MwSt. Die HubSpot-Lizenzkosten sind nicht enthalten und werden direkt über HubSpot abgerechnet. Wir beraten euch welche Lizenz zu eurem Tier passt.

 

Was ist der erwartbare ROI?

Auf Basis von HubSpot-Kundendaten und unabhängigen CRM-Studien ergeben sich für Viscale-Kunden folgende typische Verbesserungen:

 

Mehr Deals:  +50% abgeschlossene Deals innerhalb von 12 Monaten (HubSpot ROI Report 2024)

Schnellere Zyklen:  −50% Abschlusszeit durch strukturierte Prozesse und Automationen

Kapazität zurück:  Ca. 2 Stunden täglich je Vertriebsmitarbeiter — zurück ins aktive Selling

Quota-Erfüllung:  3,7× häufiger auf Quota mit KI-gestütztem Vertrieb (Gartner 2025)

 

Was das wirtschaftlich bedeutet: +25% Umsatz mit gleichem Team bedeutet — Fixkosten bleiben gleich, Deckungsbeitrag je Deal steigt, Marge verbessert sich überproportional. Der Breakeven liegt typischerweise bei Monat 6–9.

 

Ein einziger gewonnener Deal, der sonst verloren wäre, kann die Investition bereits rechtfertigen — abhängig vom durchschnittlichen Dealwert.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

 

Viscale folgt einem klaren Prozess — von der ersten Anfrage bis zur eigenständigen Systemnutzung durch dein Team.

 

Schritt 1 — Erstgespräch (kostenlos)

Im ersten Gespräch lernen wir eure Situation kennen: Teamgröße, aktueller Vertriebsprozess, bestehende Systeme, Ziele. Kein Pitch — ein echtes Qualifizierungsgespräch. Wir prüfen gemeinsam ob Viscale der richtige Ansatz ist.

 

Schritt 2 — Optionales Scoping Assessment

Bei komplexen Projekten — mit ERP-Anbindungen, unklaren Prozessen oder großen Datenmigrationen — empfehlen wir ein vorgelagertes Scoping Assessment. Ein strukturierter 1–2-tägiger Workshop, in dem wir Systemlandschaft, Datenstatus und Anforderungen gemeinsam erfassen. Ergebnis: ein belastbarer Projektplan mit konkretem Scope und realistischer Kalkulation. Für einfachere Projekte nicht nötig.

 

Schritt 3 — Angebot & Vertragsabschluss

Auf Basis des Erstgesprächs erstellen wir ein klares Angebot mit definiertem Scope, Festpreis und Zeitplan. Kein Open-End-Budget, keine Stundensätze, keine Überraschungen. Zahlungsstruktur: 50% bei Kickoff, 50% bei Abnahme.

 

Schritt 4 — Kick-off & Projektstart

Nach Vertragsabschluss folgt ein strukturierter Kick-off: Zugangsrechte, Projektplan, erste Aufgaben für beide Seiten. Das Projekt startet in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen.

 

Schritt 5 — Implementierung (Wochen 1–10)

Phase 1 und Phase 2 laufen strukturiert durch — mit regelmäßigen Check-in Calls, klaren Meilensteinen und Abnahmeprotokollen je Phase. Ihr wisst zu jeder Zeit wo das Projekt steht. Phase 2 startet erst nach unterschriebener Abnahme von Phase 1.

 

Schritt 6 — Systembegleitung & Eigenständigkeit

Ab Monat 3 läuft die Systembegleitung. Das Team wird laufend gecoacht, Automationen werden optimiert, Dashboards werden ausgebaut. Das Ziel: vollständige Eigenständigkeit — euer Team baut ab dann selbst weiter.

 

Die drei Zusammenarbeitsmodelle

Do it for you:  viminds übernimmt die vollständige Umsetzung

Do it with you:  Gemeinsame Umsetzung in Workshops — ihr lernt das System kennen

Do it yourself:  viminds liefert das Konzept und die Strategie — euer Team setzt es um

Was macht Viscale anders als andere HubSpot-Implementierungen?

 

Ein typischer HubSpot-Partner richtet das Tool ein. Viscale baut ein System auf. Das ist der Unterschied — und er ist messbar.

 

Typischer Partner:  Stundensatz offen · Setup in 3–6 Monaten · kein Prozess-Denken · ROI unklar · Adoption dem Kunden überlassen

Viscale:  Festpreis definiert · System live in 4–10 Wochen · Sales als Kern · ROI messbar ab Monat 4–6 · Adoption als Pflichtbestandteil

 

Der entscheidende Unterschied: Viscale endet nicht bei Go-live. Erst wenn dein Team das System eigenständig steuert, Automationen selbst baut und der Forecast stimmt — erst dann ist das Projekt fertig.

 

viminds ist HubSpot Platin Partner seit 2025 und Google Ads Partner. Projekte wurden in MedTech, IT-Infrastruktur, Hotellerie, produzierendem Gewerbe, Asset Management und weiteren Branchen umgesetzt. Diese Breite macht den Unterschied: kein Edge-Case überrascht uns mehr.

Referenzen — was haben wir bereits umgesetzt?

 

AlsterText GmbH · MedTech · Hamburg · ~50–100 MA

Vollständige HubSpot-Implementierung Sales & Service Hub. Komplexe Legacy-CRM-Migration, Aufbau eines strukturierten Vertriebsprozesses mit Angebotserstellung direkt aus HubSpot, KI-gestütztes Ticketing via HubSpot Breeze, Wissensdatenbank-Integration. Ergebnis: ein Großteil der Service-Tickets wird vollständig automatisiert beantwortet. Das Team baut Automationen eigenständig weiter.

 

Vioma GmbH · Hotel-SaaS · Offenburg · ~65 MA

Simultane Migration aus zwei Systemen (Pipedrive + JIRA) zu HubSpot. Aufbau Lead- und Dealmanagement, Pipelines, Sequenzen. Anbindung easybill via n8n für Quote-to-Cash-Digitalisierung. Implementierung Service Hub mit spezifischen Eskalationsstufen und Automationen.

 

Jungmann Systemtechnik · IT / Kontrollraumlösungen · ~46 MA

Vollständige HubSpot-Implementierung mit Datenmigration aus Weclapp (ERP). Bidirektionale ERP-Anbindung via n8n: Angebot aus HubSpot → Auftrag automatisch in Weclapp. Sales-Sequenzen, Marketing Hub, strukturiertes Lead- und Dealmanagement.

 

Deskcenter AG / mosaic IT Group · IT Asset Management · laufend

Ausbau einer bestehenden HubSpot-Instanz für drei Vertriebssegmente: Neukunden, Bestandskunden, Partnervertrieb. Anbindung Multi-Data für komplexen Sales-Prozess, MS Teams für Webinar-Intent, Marketing Hub Ausbau für Kampagnenmanagement.

Wie kann ich Kontakt aufnehmen?

 

Für Interessenten — Erstgespräch & Angebot

Erstgespräch buchen:  viminds.de/erstgespraech — kostenlos, 30–45 Min., kein Pitch

Telefon:  +49 (0) 381 85 79 65 100 · Mo–Fr 8:00–17:00 Uhr

E-Mail:  info@viminds.de

LinkedIn:  linkedin.com/company/viminds-digitalmarketing

Adresse:  viminds GmbH · Carl-Hopp-Straße 4b · 18069 Rostock

 

Für bestehende Kunden — Support & Tickets

Bestehende Kunden reichen Anfragen über das Ticketsystem ein. So ist sichergestellt, dass jede Anfrage priorisiert, intern weitergeleitet und nachvollziehbar bearbeitet wird.

 

Ticket einreichen:  viminds.de/support — Support-Formular ausfüllen

E-Mail Support:  support@viminds.de — direkt ins Ticketsystem

Ticketportal:  tickets.viminds.de/tickets-view — Status aller offenen Tickets

 

Nach dem ersten Ticket erhaltet ihr eine Einladung zum Ticketportal per E-Mail. Bitte auch den Spam-Ordner prüfen. Beim ersten Kontakt kann eine Double-Opt-In-Mail kommen — das ist ein einmaliger Schritt für den Datenschutz.

 

Reaktionszeiten im Support

Standard Support:  Reaktion innerhalb von 16 Stunden nach Ticketeingang · Mo–Fr 8–17 Uhr

Fast Level Support:  Reaktion innerhalb von 4 Stunden · höchste Priorität

 

Support-Ansprechpartner: Dominikus Koch, Head of Support bei viminds — über 10 Jahre Firmenzugehörigkeit, Experte für HubSpot-Fragen, Website und alle technischen Anliegen. Kein ausgelagertes Callcenter — ein kompetentes internes Team.

Häufige Fragen (FAQ)

 

Müssen wir HubSpot schon haben?

Nein. Viscale kann auf einer bestehenden HubSpot-Instanz aufbauen oder von Null starten. Die HubSpot-Lizenz wird separat direkt über HubSpot abgerechnet — wir beraten euch welche Lizenz zu eurem Tier passt.

 

Was ist wenn wir bereits ein CRM haben?

Kein Problem. Datenmigration aus anderen Systemen — CRMs, Excel, ERP — ist fester Bestandteil von Viscale. Wir haben aus Salesforce, Pipedrive, Weclapp, JIRA und Legacy-Systemen migriert.

 

Wie lange dauert das Projekt wirklich?

Die Implementierung (Phase 1 + 2) dauert 10 Wochen. Phase 3 und die Systembegleitung laufen ab Monat 3 parallel. Das Gesamtprojekt über die initiale Retainer-Phase beläuft sich auf 6 Monate. Danach könnt ihr den Retainer fortführen oder eigenständig arbeiten.

 

Bekommen wir einen festen Ansprechpartner?

Ja. Ihr bekommt einen festen Projektleiter bei viminds. Kein Ticket-Chaos, kein Callcenter — eine Person die euer Projekt kennt und verantwortet.

 

Ist ein Scoping Assessment Pflicht?

Nein, es ist optional. Für unkomplizierte Projekte ohne ERP-Anbindung oder komplexe Migrationen geht es direkt in Phase 1. Bei größerem Scope empfehlen wir es dringend — es schützt beide Seiten vor bösen Überraschungen.

 

Gibt es eine Garantie?

Wir arbeiten mit klar definierten Deliverables und Abnahmeprotokollen je Phase. Kein Projektfortschritt ohne Kundenzustimmung. Phase 2 startet erst nach unterschriebener Abnahme von Phase 1. So behält ihr die Kontrolle — zu jeder Zeit.

 

Kann ich einzelne Leistungen auch ohne das komplette Paket buchen?

Für bestehende Kunden sind Add-ons wie Sales Intake Module, PandaDoc-Integration oder Marketing Tracking separat buchbar. Für Neukunden empfehlen wir immer mit einer vollständigen Phase zu starten — damit das Fundament stimmt bevor Erweiterungen aufgebaut werden.

 

Was kostet ein Ticket / was ist im Retainer enthalten?

Im Retainer ist ein monatliches Leistungsbudget enthalten das frei kombinierbar ist: Quick Fixes (unter 15 Min.), Tasks (30–60 Min.) und auf Anfrage größere Projekte. Der Stundensatz beträgt 150 €. Im Maintain-Retainer stehen ca. 370 € Leistungsbudget zur Verfügung, im Optimize ca. 1.170 €, im Accelerate ca. 2.020 €.